Wie können wir helfen?
Vorbereitungen für die Installation
Begriffserklärungen
| TARIC-Code | Den TARIC-Code erhalten Sie in der Regel von Ihren Lieferanten oder von Ihrem Steuerberater. Kurzgesagt handelt es sich hierbei um die „Zolltarifnummer“ der EU mit genauer Spezifizierung der Artikelklasse. Jeder Artikel der verkauft wird benötigt auch einen TARIC-Code. Anhand diesen Codes werden die Steuersätze bearbeitet. Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf den Seiten der Europäischen Union oder dem Bundeszollamt. |
| Export-Zone / OSS-Länder | Aus dieser Länder-Zone sind Sie z.B. mit einem Lager ansässig und Versenden in andere Länder. Sie sind steuerpflichtig in diesem Land und versenden von dort aus Waren in die Import-Zonen der EU. |
| Import-Zone | In diese Länder versenden Sie Waren, dies kann z.B. die gesamte Europäische Union sein. Wenn Sie z.B. die Export-Zone „Deutschland“ nutzen und auch innerhalb Deutschlands versenden, müssen Sie die Zone gültig machen. |
Absprachen mit Ihrem Steuerberater
Die Software und unsere Anleitungen ersetzen keine steuerliche Beratung. In allen Fällen müssen Sie Rücksprachen mit Ihrem Steuerberater halten, denn die TARICs müssen korrekt sein. Ebenfalls müssen Sie die Daten trotzdem selbstständig auf Richtigkeit prüfen. Wir unterstützen Sie mit der Software mit der Pflege der Daten, Sie müssen die Datenverarbeitung aber selbstständig und regelmäßig auf Richtigkeit prüfen.
Erstellen von Backups zur Datensicherheit
Wir arbeiten und schreiben AKTIV Daten in die Datenbank von JTL. Da es bei diesem Verfahren (welches momentan das einzige, mögliche ist) auch zu Fehlern und Datenverlusten kommen kann, müssen Sie unbedingt einen Plan für Backups erstellen und auch vor jeder Ausführung dafür Sorge tragen, dass ein Backup vorliegt. Starten Sie den Vorgang erst, wenn das Backup vollständig ist!
Anlage der Firmen in der Steuerverwaltung
Damit die Software richtig funktionieren kann, müssen Sie in der Steuerverwaltung von JTL mindestens eine Firma angelegt haben, welche als das Exportland repräsentiert. Dort legen Sie dann jede Firma mit jedem Land an. Wenn die Firmen schon existieren, müssen Sie nichts weiter beachten, sofern die Steuerzone „Zone-EU“ innerhalb der Firma existiert.
Pflege und Notwendigkeit der TARIC-Codes
Jeder Artikel in der Warenwirtschaft benötigt eine TARIC (welche im Verkauf sind) um am OSS Verfahren teilnehmen zu können, da die Software sonst nicht wissen kann, welche Steuerklasse und welcher Steuersatz zu dem Artikel gehört – und greift deshalb auf den eingestellten Steuersatz zurück, z.B. „Normaler Steuersatz“, „Ermäßigter Steuersatz“ oder „Steuerfrei“, derer vor der Software-Installation schon in der Steuerverwaltung eingerichtet waren.
Sollte nicht jeder Artikel eine TARIC besitzen, so wird beim nächsten Shop-Abgleich bei Artikeln ohne TARIC ein Produkt ohne Umsatzsteuer im Webshop ausgewiesen, da die Steuerklassen in der Steuerverwaltung keiner Zone zugeordnet sind.
Sollte man die Software trotzdem nutzen wollen, so gibt es eine vorübergehende Lösung, die aber nicht ideal ist: Man fügt jeder Zone die alten Steuersätze hinzu (Hierfür gibt es eine Option in unserer Software) – der Kunde muss die Steuersätze dann aber selbst eintragen, denn die Software setzt bei diesen überall den Steuerschlüssel „Umsatzsteuerfrei“. Es kann dann auch sein, dass Steuerschlüssel fehlen, aber das ist nicht Aufgabe unserer Software dies umzusetzen – denn wir fördern nur die korrekte Einführung von dem OSS-Verfahren – und dort hat jeder Artikel eine TARIC.
Dauer und Ablauf der ersten Steueranpassung
Die Dauer der ersten Steueranpassung ist abhängig von mehreren Faktoren wie z.B. Anzahl der anzupassenden Firmen, der Export-Zonen und den jeweiligen Import-Zonen. Hier können gerne Minuten bis zu Stunden vergehen um alle Steuersätze einzuholen. Dieser Vorgang muss allerdings nicht immer neu ausgeführt werden bei neuen Artikeln sondern kann auch über einen Workflow getriggert werden um die Steueranpassung direkt für diesen Artikel durchzuführen und zu aktualisieren.
Deaktivieren von Synchronisationsprogrammen
Der JTL Worker, der WorkerAlarm weitere Anbindungen müssen während der ersten Steueranpassung zwingend beendet werden – es darf unter keinen Umständen ein Abgleich stattfinden, da sonst Produkte ohne oder mit falscher Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Erstellung von Backups zur Vermeidung von Datenverlusten
Vor der Durchführung muss manuell ein Backup durchgeführt werden um Datenverluste zu vermeiden. Bislang gab es zwar noch keine Komplikationen mit dem Verfahren aktiv in die Datenbank zu schreiben, aber beugen Sie die Risiken vor!
Konfiguration der Software
Im Programm müssen die Datenbank-Einstellungen gespeichert und getestet werden.
Sie müssen eine Auswahl treffen, welche Firmen angepasst werden sollen, welche Export-Zonen er besitzt (Länder aus denen versendet wird) und welche Import-Zonen eingerichtet werden sollen (Versand-Empfangsländer).